Bautagebuch & Mängelverwaltung: Der erste Erfahrungsbericht und warum das Testen in unserem Team so wichtig war für unsere Baudokumentation

4 Wochen Realitätscheck: Wie wir die Baudokumentation von 8 auf 2 Stunden reduzierten Ein Erfahrungsbericht aus unserem Architekturbüro Wir alle kennen diese Wochen: Die Baustellen laufen heiß, das Telefon steht nicht still, und am Nachmittag starrt man auf einen Berg von Notizen, Fotos und WhatsApp-Verläufen, die irgendwie noch in Bautagesberichte und Mängelanzeigen verwandelt werden müssen. Vor genau vier Wochen haben wir in unserem Büro beschlossen, diesen Prozess radikal umzustellen. Wir haben die BuildAssist.-App eingeführt die zuvor monatelang entwickelt wurde. Alle waren skeptisch. "Noch ein Tool?", dachten viele im Team. Doch nach einem Monat Nutzung ziehe ich ein erstes, ungeschöntes Fazit. Der Zeit-Faktor: Von 8 Stunden auf unter 2 Unser Versprechen ist Zeitersparnis. Können wir das wirklich in dieser Radikalität halten? 75%? Die Realität hat mich überrascht: Es hat tatsächlich ab Tag 1 funktioniert. Früher hat mein Team durchschnittlich sicherlich 8 Stunden pro Woche rein für die Dokumentation und Verteilung von Berichten aufgewendet. Heute liegen wir bei unter 2 Stunden. Warum? Weil der Zwischenschritt fehlt. Wir laufen nicht mehr mit dem Handy über die Baustelle, laden Bilder hoch, sortieren sie am PC und tippen Word-Dokumente oder pflegen Excel-Tabellen. Wir machen das Foto in der App, die KI verarbeitet, und der Bericht geht raus. Fertig. Diese Unmittelbarkeit hat uns enorm entlastet. Mängelmanagement: Schluss mit "Habe ich per WhatsApp nicht gesehen" Hier müssen wir ehrlich sein – und das ist der kritische Teil: Keine App der Welt ersetzt die Bauleitung. Auch mit der besten KI muss ich Handwerkern hinterhertelefonieren. Ich muss immer noch kontrollieren, Druck machen und manchmal auch "betteln", damit Termine vor der Kundenabnahme gehalten werden, um Vertragsstrafen zu vermeiden (hier gehe ich eher auf das Bauträgergeschäft ein). Das "In-den-Hintern-Treten" bleibt Handarbeit. Aber: Die Basis dieser Gespräche hat sich komplett gewandelt. Früher lief vieles über Zuruf oder schnelle WhatsApp-Nachrichten. Wenn es hart auf hart kam, hieß es oft: "Das wusste ich nicht", "Das Bild habe ich nicht bekommen" oder "Das Ausmaß war mir nicht klar". Es war nicht vernünftig dokumentiert. Es geht 50x gut - 1x schlecht und jeder kennt den Gedanken: "hätte ich es schriftlich gemacht, hätte ich jetzt nicht dieses Problem".

Heute ist die Kommunikation lupenrein nachweisbar. Der Mangel wird erfasst, automatisiert als Bericht versendet und ist dokumentiert. Wenn ich heute anrufe, gibt es keine Ausreden mehr. Ich habe die Rechtssicherheit auf meiner Seite. Das macht die unangenehmen Gespräche nicht spaßig, aber verdammt viel kürzer und effektiver. Es ist nicht nur schneller – es ist für mich als Bauleiter sicherer. Der Bautagesbericht: KI trifft auf menschlichen Kontext Auch beim Bautagesbericht haben wir gelernt: KI ist stark, aber nicht allwissend. Die App erkennt Baufortschritte visuell extrem gut. Aber wenn der Kran stillsteht, sieht man das dem Foto nicht zwingend an, dass er einen Motorschaden hat. Hier greift unser hybrider Workflow: Die KI liefert das Gerüst und die visuellen Fakten, aber wir geben per Spracheingabe oder Text den entscheidenden Kontext hinzu: "Kran defekt, Ausfallzeit 3 Tage, Bauablauf gestört." Diese Kombination aus automatisierter Erfassung und menschlicher Expertise macht den Bericht erst wertvoll. Wir sparen uns das Tippen des Offensichtlichen und konzentrieren uns auf die kritischen Abweichungen. Was mich besonders freut, ist die Dynamik. In den vier Wochen sind uns Dinge aufgefallen, die wir auch noch gut gebrauchen können. Diese Feature-Wünsche fließen direkt in die weitere Entwicklung ein. Das Gefühl, dass das Tool mit unserer Arbeitsweise wächst und auch die Kollegen da draußen weiterbringt, motiviert das Team zusätzlich, es konsequent zu nutzen. Fazit nach 4 Wochen Die App nimmt uns nicht die Verantwortung ab, Baustellen zu leiten und Konflikte zu lösen. Aber sie nimmt uns den "Papierkram" ab, der uns davon abhält, genau das zu tun. Wir haben mehr Zeit für die eigentliche Architektur und die Qualitätssicherung vor Ort – und schlafen ruhiger, weil die Dokumentation im Zweifelsfall wasserdicht ist.

Christian von Römer, Gesellschafter bei AD architektur und design Klaus Pfaff & partners GmbH